Una gran razón: el tiempo dedicado a revisar y administrar los gastos de los empleados ha aumentado drásticamente en los últimos años, pero para muchas empresas, el proceso de presentación y aprobación de gastos de viaje sigue siendo demasiado engorroso y anticuado. Esto es especialmente cierto a medida que los pagos digitales y sin contacto se generalizan.

“Antes de la pandemia, recibía quizás dos alertas diarias cuando los viajeros reservaban tarifas que excedían los límites de la política”, dijo Holly Bemrose, gerente de viajes, RWE Group UK, Irlanda y Asia. “Estoy recibiendo alrededor de 20 cada día ahora”.

Bemrose dijo que la compañía tiene aproximadamente 2.000 viajeros habituales y espera que su gasto global en viajes sea de entre 19,5 millones de dólares (15 millones de libras) y 26,1 millones de dólares (20 millones de libras esterlinas) este año. Esas alertas que ha estado recibiendo apuntan hacia el extremo superior de esa estimación. Por ejemplo, un hotel del Reino Unido que frecuentan los viajeros de RWE solía costar un promedio de $119 (£91) por noche. Ahora, ese promedio está más cerca de $156 (£120) por noche.

“Definitivamente veo que los proveedores están tratando de recuperar parte del dinero que perdieron”, dijo Bemrose. "Entiendo porque. Está sucediendo en toda la industria de viajes”.

El aumento de los costos está a punto de dificultar aún más el trabajo duro de los pares de Bemrose en el panorama de los viajes corporativos, que TripActions explora en un nuevo informe, "Cómo las empresas pueden escalar la política de viajes y gastos". Una encuesta reciente de líderes financieros realizada por TripActions muestra que los viajes y el entretenimiento son la sexta categoría más grande de gasto para las empresas, pero es la categoría más difícil de administrar.

¿Cuál es el secreto para hacer más fácil este duro trabajo?

“Escuchamos mucha frustración de las empresas que han improvisado sistemas separados para la reserva de viajes, las tarjetas corporativas y la gestión de gastos”, dijo a Skift Kate McCarthy, vicepresidenta de experiencia del usuario en TripActions. “Lo han hecho funcionar, pero no sin interminables dolores de cabeza. Un problema es que los viajeros no siempre saben lo que está en la política para ellos. Esto significa que los equipos de finanzas tienen que dedicar mucho tiempo a revisar los informes de gastos y pueden terminar rechazando algunos gastos, lo que es una experiencia frustrante para todos los involucrados”.
Mantener contentos a los empleados

La gestión de los gastos de viaje no se trata solo del resultado final. En medio de “La gran renuncia”, también es una forma crucial de crear una experiencia más positiva para los empleados que están cansados ​​del inevitable rastro de papeleo que sigue a sus viajes de trabajo.

“Una de nuestras mayores quejas [históricas] fue el proceso de presentación de gastos”, dijo Bemrose. “Estos empleados tenían que pasar tiempo lejos de sus amigos y familiares, y luego tenían que ir a la oficina y escanear sus recibos dentro de un período de tiempo determinado. A veces, el viaje no valía la pena porque pasaban mucho tiempo completando sus informes de gastos”.

Por supuesto, racionalizar los gastos de los viajeros es solo parte de la lucha: los equipos de finanzas tienen que conciliar los gastos incurridos, lo que puede llevar mucho tiempo.

“Nadie quiere más papeleo o trabajo pesado”, dijo McCarthy. “Ni los viajeros, ni el equipo financiero que tiene que procesar los gastos. Cada vez que pueda reducir las molestias de los empleados, más felices estarán. Y en este momento, en este entorno competitivo de contratación, las empresas necesitan todas las ventajas que puedan obtener para atraer y retener talento”.

Sin embargo, a pesar de la necesidad de reducir las ineficiencias y eliminar los procesos engorrosos, muchas empresas no han logrado priorizar esa reducción de molestias. Como resultado, muchos líderes financieros siguen utilizando un enfoque obsoleto para viajes y gastos, que incluye revisiones de costos línea por línea y un período de espera igualmente prolongado para los empleados que necesitan un reembolso, y está frenando su negocio.
Escuchar a los viajeros y adoptar nuevas soluciones para viajes, tarjetas corporativas y gestión de gastos

Entonces, ¿cuál es el truco para aumentar esos niveles de satisfacción? Comienza con algo simple: escuchar, que es algo que Bemrose ha podido hacer durante los últimos dos años de incertidumbre.

“Antes de la pandemia, viajar era un sistema”, dijo. “Cuando funcionó, funcionó. Cuando no era así, nuestros viajeros lo gritaban. Durante la pandemia, de repente estaba hablando con ellos y pasando tiempo al teléfono con ellos. Creó una muy buena relación con mis viajeros frecuentes. En lugar de simplemente mirar la reserva de viajes y enviar los gastos desde un nivel estratégico centrado en los datos, he podido aprender sobre los puntos débiles individuales y cómo hacerles la vida más fácil”.

Además de escuchar, las empresas también pueden aumentar la felicidad con la gestión de viajes al ayudar a deshacerse de la necesidad de cualquier comunicación adicional de ida y vuelta. Y alcanzar ese objetivo comienza con la aplicación de políticas. Como dijo McCarthy, los viajeros no siempre saben lo que está dentro de la política para ellos, lo que puede provocar un aumento en el gasto fuera de la política, como el que ha visto Bemrose.

Hacer cumplir la política, a su vez, facilita que el equipo de finanzas haga su trabajo. Y aunque muchas empresas aún no se están aprovechando, hay una manera de hacer que la aplicación de la política sea perfecta.

Considere la empresa IoT Relayr, un cliente de TripActions que, dijo McCarthy, puede aprobar el 98 por ciento de sus gastos de reserva sin ida y vuelta, sin alertas y sin formularios de reembolso. “Sus viajeros no tienen que preocuparse por los rechazos posteriores, y su equipo de finanzas ya no tiene que ir línea por línea para aprobar los gastos”, dijo McCarthy. “Es realmente un ganar-ganar”.