por Ariel Badán Carreras, desde Córdoba, Argentina

El rol del Estado nacional y municipal, con sus políticas para el turismo, es muy importante e imprescindible, mayor aún en la industria de reuniones, congresos, viajes de incentivo, seminarios y todo aquello que involucre a este segmento dado el derrame económico que significa para esa ciudad que se ofrece como sede.

Los ministerios y secretarías de turismo actúan coordinando la promoción y posicionamiento del destino, pero la labor de captación y búsqueda dentro y fuera de fronteras de los eventos, debe delegarla.

Es así que surge la figura del bureau de convenciones y visitantes de la ciudad, una organización privada, pero que cuenta con una representación oficial del departamento o secretaria de turismo de la autoridad local o nacional. Es una herramienta fundamental que aporta primeramente la capacidad de generar las estrategias y proponer políticas buscando desarrollar las acciones que el destino implementará para lograr el objetivo que es la captación de eventos.

Generalmente los bureau están conformados por organizadores profesionales de congresos, hoteles, empresas de transporte y prestadoras de servicios audiovisuales, gastronómicos y todas aquellas actividades que de una manera u otra participan del negocio Mice.

Podemos definir el bureau, entre otros roles, como el “presentador” de la ciudad destino, buscando que el número de congresos, convenciones, etc., se incremente y sea valorado siempre por la asociaciones, confederaciones, clubes, organismos  y otros, que en sus calendarios anuales, bianuales u otros plazos, opten por la ciudad donde llevarán a cabo sus reuniones.

La necesidad de proyección y generación de negocios hace que cuando se piensa en crear un bureau los socios fundadores de la entidad lleven a cabo una evaluación e investigación profunda y seria del mercado, y el destino sea un escenario posible para la generación de negocios.

Más aún, tener claro cuales son las debilidades que deberán corregirse para alcanzar el éxito. Hemos dicho en anteriores publicaciones que en la industria Mice no es posible improvisar, por lo que es fundamental que quienes lleven adelante la iniciativa de crear un bureau tengan una relación estrecha y se contacten con los profesionales e idóneos de los sectores de los ámbitos que intervienen en la industria de reuniones.

Los profesionales destacados y referentes de sectores como el gastronómico, deportivo, empresarial y económico, gubernamental, cultural y religioso entre otros, seguramente aportarán  valiosa información para que las reuniones y eventos de esos sectores se lleven a cabo en la ciudad.

Contar con una base de datos especializada, sea propia o bien de organizaciones a las que el bureau se haya asociado, como por ejemplo ICCA, es primordial, y una base de datos propia a nivel local o regional es recomendable, dado que puede aportar información que no está identificada en las bases internacionales y puede generar una fuente importante de contactos que se traducen en negocios.

La captación de congresos, convenciones, reuniones, viajes de incentivo, eventos a nivel mundial se ha convertido en un mercado muy dinámico y altamente competitivo, también muy cambiante ya sea por razones políticas, sanitarias y ahora climáticas debido a los cambios que el planeta viene sufriendo. Por tanto el protagonismo que adquiere un bureau de convenciones es cada vez mayor  y necesario.

El conferencista, consultor past president de ICCA,  Director de Fiexpo Exhibition Group y  director de Mice International,  Arnaldo Nardone, en una de sus publicaciones define a los bureau de varias maneras y destacamos algunas.

“Cooperativas de negocios” Son la unión de varias empresas privadas de una ciudad, con el fin común de trabajar juntos y a quienes pueden sumarse operadores del sector público
“Agencia de Promoción” en equipo con la autoridad oficial de turismo desarrolla el marketing del destino.

“Facilitadores de información” al que recurre el iniciador de un evento o reunión como paso inicial a través de internet y que generalmente apunta a establecer contacto con el bureau de la ciudad que podría ser candidata a ser sede.

También  Nardone aporta un dato muy especial, y es que solamente el 30% de los eventos reuniones prescinden de candidaturas para definir el lugar donde se llevarán a cabo. Para ese 30% el bureau seguramente será el medio de captación directa, incluso asumiendo la responsabilidad de la generación del encuentro.

El 70% restante dado que se requiere presentar la candidatura de la ciudad destino, el bureau asume la tarea de ayudar al contacto local para poder captar el evento. Esto es porque el bureau  asume el rol de contribuir con todos los contactos y referentes del segmentos del mercado y así poder presentar la mejor candidatura.

Ahora bien, un bureau puede realizar una brillante gestión e investigación de mercado identificando los congresos factibles de acercar a la ciudad y sus contactos, puede preparar el mejor libro de candidaturas y contar con todo el respaldo de operadores privados y con el de las autoridades locales y nacionales, pero si con todo eso,  el contacto local o iniciador no está convencido de que comience la gestión, todo será en vano ( A. Nardone-ABC Turismo de reuniones).

PDAmice